Artikelsammanfattning
Dela feedback
Tack för att du delar med dig av din feedback!
Airtables postmallar är ett sätt för dig och ditt team att automatisera repetitivt skapande av rekord. När den väl har konfigurerats kan en postmall skapa en fördefinierad post och/eller uppsättning relaterade poster (underposter) med ett enda klick, vilket säkerställer konsekventa data och ökar effektiviteten i dina arbetsflöden. I synnerhet kommer projektledning eller marknadsföringskampanj "en-till-många" användningsfall som ofta involverar samma uppsättning uppgifter, deluppgifter eller milstolpar att dra nytta av att implementera postmallar.
Introduktion
| Planens tillgänglighet | Endast Pro- och Enterprise-planer |
| Behörigheter |
|
| Plattform(ar) | Webb/webbläsare, Mac-app och Windows-app |
| Relaterad läsning |
|
| Airtable-terminologi |
|
Exempel på användningsfall och delposter
NOTERA
Innan du konfigurerar en postmall för första gången är det viktigt att tänka lite mer på ditt specifika användningsfall och hur underposter (länkade poster) kan passa in. Inget generiskt exempel kommer att täcka behoven för varje arbetsflöde, men projektspårningen Användningsfall är bäst för att förstå de allmänna grunderna och fördelarna med att skapa postmallar.
Låt oss säga att du leder ett produktteam. Du spårar produktsläpp i en Airtable-projektspårningsbas som har två tabeller. En tabell heter "Projects" som fungerar som förälder och en annan heter "Tasks" som har ett länkat postfält kopplat till tabellen "Projects". Posterna i tabellen "Tasks" kommer att fungera som underordnade underposter. Varje gång ditt team får i uppdrag att föra ut en ny produkt på marknaden finns det några vanliga uppgifter som förekommer inför en lansering. För att förenkla låt oss säga att det finns 5 uppgifter:
- Skapa designmock-up
- Engineer betaversion
- Feedback och buggbash
- Sista hand och iscensättning
- Starta/släppa
Med en postmall, istället för att behöva skapa dessa 5 uppgifter (underposter) i "Tasks"-tabellen och sedan manuellt länka varje uppgift till motsvarande projekt/produkt i "Project"-tabellen, skulle du konfigurera mallen en tid och sedan helt enkelt lägga till mallen eller applicera mallen på din bas med ett knapptryck.
Låt oss dock lägga en komplexitet till i ekvationen. Låt oss säga att det finns två olika team som kan arbeta med ett produktsläppningsprojekt. Om en produktrelease är i en viss kategori skulle "Team 1" fungera på den, i andra fall skulle den tilldelas "Team 2". I det här fallet kan du bygga ut en mall för produktsläppen "Team 1" och en annan för "Team 2". Som chef kan du nu välja vilken uppsättning poster som ska skapas beroende på vilken mall du använder. Betrakta bilden nedan och gå sedan vidare för att lära dig hur du konfigurerar en mall i Airtable.
.png "Använda postmallar i Airtable | Airtable Support (1)")
NOTERA
Observera att den gula fältinformationen i projekttabellen är konfigurerad på olika sätt beroende på vilken lagmall som används, men de allmänna uppgifterna (underposterna) förblir desamma. För enkelhetens skull visas inte fälten i de gröna delposterna, men det är också konfigurerbart med postmallar.
Konfigurera en postmall
Följ de allmänna stegen nedan för att bygga ut en postmall i din bas. Om du vill följa med med hjälp av basen som används i genomgången nedan, dåklicka på den här länkenoch klicka sedanKopiera basför att skapa en kopia i en av dina arbetsytor.
Steg 1: Hitta och lägg till en ny mall
- Öppna basen där du vill skapa en postmall.
- HittaSpela in mallarfunktion underVerktygrullgardinsmenyn i den övre högra delen av skärmen.
- Om detta är den första mallen som skapas i den här basen, klicka sedan påKomma igångrullgardinsmenyn och välj den tabell du vill använda som den överordnade posten som kommer att skapas i din bas. I vårt exempel använder vi tabellen "Projekt" för att konfigurera mallen.Annars, om detta inte är den första mallen, klicka sedan påNy malloch välj ett bord för att börja. Du kan också klicka på någon av rullgardinsmenyn för att filtrera och sortera tidigare konfigurerade mallar för att visa eller ändra en specifik mall.
Annars, om detta inte är den första mallen, klicka sedan påNy malloch välj ett bord för att börja. Du kan också klicka på någon av rullgardinsmenyn för att filtrera och sortera tidigare konfigurerade mallar för att visa eller ändra en specifik mall.
Steg 2: Namnge mallen
Det första steget att utföra i mallkonfigurationsfönstret är att namnge din mall. Du kan också hitta andra alternativ, inklusive möjligheten att lägga till en beskrivning av mallen genom att klicka på...ikonen bredvid namnet..png "Använda postmallar i Airtable | Airtable Support (5)")
Steg 3: Tilldela personer roller
I mallkonfigurationsfönstret kommer det att finnas olika alternativ beroende på fälttyperna och antalet fält i tabellen du valde att använda som överordnad post. I det här exemplet hoppar vi över fältet "Projektnamn" och fyller i detta manuellt efter varje gång vi använder mallen.
Nu vill vi tilldela specifika personer från "People"-tabellen som rollerna PM, Engineering lead och PMM i motsvarande länkade postfält i tabellen "Projects". För att åstadkomma detta vill vi ställa in vart och ett av dessa länkade postfält tillLänka en befintlig post till det här fältetalternativ från rullgardinsmenyn som visas när du håller muspekaren över fältet. Detta gör att användargränssnittet ändras frånInkludera en persontillLägg till person.
När de tre länkade postfälten som är länkade till tabellen Personer har uppdaterats på detta sätt, kan du gå vidare till att välja de specifika personerna att tilldela varje roll. KlickarLägg till personkommer att få en skivväljare att visas där du kan välja rätt person. Mallen ska nu se ut ungefär så här:
Nästa steg kommer att täcka konfigurering av uppgifter för denna postmall.
Steg 4: Konfigurera uppgifter (underposter) som ska skapas
Nu vill vi konfigurera mallen för att skapa 5 nya uppgiftsposter som kommer att kopplas till projektet vi startar. Klicka på+Inkludera en uppgiftalternativet bredvid fältet "Uppgifter". Detta tar dig till en individuell uppgiftskonfigurationssida. Här vill vi fylla i uppgiftstypen, dölja fältet "Slutdatum" eftersom vi inte kommer att använda detta i vår mall och ställa in "Status"-fältet till "Att göra".
Upprepa denna process för var och en av de fyra andra uppgifterna genom att klicka på+ Lägg till uppgiftalternativ på vänster sida bredvidUppgifter. När du har slutfört detta för alla uppgifter kan du klicka påNytt projektfliken till vänster för att se hela mallen du har skapat. Rulla ned för att se alla uppgiftssteg du just har skapat.
Du kan nu "x" ut ur mallkonfigurationsfönstret och se den färdiga mallen till höger. Vid det här laget kan du duplicera mallen "Team 1", byta namn på den till "Team 2" och konfigurera lämpliga personer till rollerna för det laget som mappar till de länkade poster som täcks i steg 3 ovan.
Använda en postmall
Det finns två sätt att använda mallar. Du kan antingen:
Lägg till mallen i basen
Om du lägger till en mall i en bas kommer en ny överordnad post att skapas tillsammans med eventuella underposter som har konfigurerats i den mallen. För att lägga till en mall till basen, klicka på...alternativet från postmallarnas sidofält för postmallen du vill använda. Klicka sedan+ Skapa post med mall.
Använd mallen på en post som redan har skapats
Att tillämpa en mall på en post kommer att ha olika beteende beroende på vilka fälttyper som är konfigurerade i mallen:
- Tomma fält av icke-arraytyp fylls i enligt mallens konfiguration
- Fält av matristyp läggs alltid till och dedupliceras
- Icke-tomma, icke-matristypfält ignoreras
- Beräknade fälttyper kan inte modifieras direkt av mallar
För att tillämpa en mall, högerklicka på posten som du vill använda mallen på och klicka sedan på "Använd mall". Detta öppnar ett pop-over-fönster där du kan välja vilken mall du vill använda.
Använda postmallar i automatiseringar
Om du redan har byggt ut en eller flera postmallar kan du använda dessa mallar när du ställer in automatiseringar som innehåller en eller fleraSkapa postellerUppdatera postenhandlingar. Så här använder du den här funktionen:
Steg 1: Lägg till en ny automatisering eller hitta en befintlig
Från en öppen bas klickar du påAutomatiseringarfliken i det övre vänstra hörnet av skärmen. Navigera sedan till en befintlig automatisering eller börja bygga en ny. I denHandlingaravsnitt lägg till enSkapa postellerUppdatera postenåtgärd eller klicka på en befintlig.
Steg 2: Välj mallalternativet
UnderKonfigurationavsnittet till höger, välj tabellen som innehåller postmallen som du vill använda. Klicka sedan på rullgardinsmenyn nedanSkapa postoch välj alternativetFrån en mall.
Steg 3: Välj en postmall
Detta kommer att orsakaRekordmallrullgardinsmenyn visas. Klicka på den rullgardinsmenyn och välj den postmall som du vill att denna automatisering ska använda för att skapa poster när den utlöses för att köras.
Steg 4: Testa automatiseringen
Du kan klickaSkapa en förhandsvisningför att testa hur posten kommer att se ut när automatiseringen körs. Detta kommer direkt att matcha den aktuella konfigurationen av mallen som valdes i föregående steg. Det är viktigt att notera att alla ändringar av postmallarna som används kommer att påverka liveautomatiseringens körningar, även om liveautomatiseringen inte uppdateras.
Andra postmallsalternativ
- Flera underordnade tabellrelationer per överordnad tabell
- Ex: Projektmallar kan innehålla både underordnade "Tasks" och underordnade "Subtasks"-mallar
- Barnbarn nivå relationer
- Ex: OKR -> Projekt -> Uppgift
- Omordning av mallar för underordnade/underordnade poster via dra och släpp
- Duplicering av mall
- Relativa datetime-värden i underordnade mallfält, i förhållande till mallfält på toppnivå
- Detta möjliggör dynamiska datum i resulterande postvärden, vilket tar hänsyn till slutanvändarinmatning vid mallens användningstid
- Möjlighet att inkludera/utesluta helger i datumberäkningar, standardexkludera
- Ta bort mallar
Vanliga frågor
Vad är postmallar?
Postmallar hjälper dig att definiera uppsättningar av länkade poster som kan skapas om och om igen. Dessa uppsättningar poster har vanligtvis en hierarkisk relation (som ett projekt > uppgifter > deluppgifter eller en kampanj > tillgångar). De används för att skapa länkade poster i en eller flera tabeller och kan länkas för att skapa kaskad. Detta gör det enkelt att organisera arbetsflöden för projekt med samma uppsättning uppgifter och krav på ett repeterbart sätt.
Är postmallar poster?
Nej det är de inte. Postmallar är separata från poster och visas inte i tabellens underliggande data. Men de följer samma schema i tabellen som de finns i.
Finns det några gränser för antalet postmallar som kan skapas i en enda bas?
Gränserna varierar beroende på vilken plantyp som din bas är associerad med:
- Företagsplaner- 2000 postmallar per bas (över alla tabeller)
- Icke-företagsplaner- 100 postmallar i en bas (över alla tabeller)
Antalet mallar i basen återspeglas i mallens sidofält. När du skapar en mall på flera nivåer som innehåller detaljer för flera poster (som ett projekt och dess uppgifter), räknas varje post i den här mallen mot denna summa. Så varje delpost kommer att räknas mot rekordgränsen.
Jag har redan skivor i min bas. Kan jag använda dem som mallar?
Ja, du kan konvertera befintliga hierarkiska poster till postmallar i en listvy. Detta kan göras genom att högerklicka på den översta nivån av posten och klickaSkapa postmall. Detta kommer att skapa en postmall för varje post i hierarkin och kopiera över fältvärden. Dessa fält kan redigeras ytterligare innan mallen sparas.
För närvarande kan mallar endast skapas från en listvy i basen. Observera att listvyer måste skapas på den mest detaljerade nivån i din länkade posthierarki. Så för en uppsättning länkade projekt > Uppgifter > Deluppgifter-tabeller måste listvyn skapas påDeluppgiftnivå inom basen.
Vad händer när jag använder en mall på en befintlig post?
Om du använder en postmall fylls mallvärden i alla tomma fält och mallvärden läggs till i flervärdesfält (som flera valda fält). Det kommer inte att skriva över några befintliga värden på posten. Om mallen har länkade underordnade mallar kommer lämpliga länkade poster att skapas.
Att använda mallar är särskilt användbart vid användningsfall för godkännande och kategorisering. Om du till exempel använder en mall för "meddelanden i sociala medier" på en marknadsföringskampanj kan du kontrollera fältet "krav på sociala medier" på kampanjen och lägga till länkade uppgifter för utarbetande, godkännande och inlägg på olika plattformar.
Kan jag importera postmallar från en extern källa, till exempel en CSV?
Även om du inte kan importera mallar direkt från en CSV, kan du importera mallar till en bas med den befintliga CSV-importen och strukturera dem med en listvy. Sedan kan du användaSkapa postmallfunktionalitet i listvyn för att anpassa dessa mallar för att passa dina behov.
Kan jag länka befintliga poster i postmallar?
Ja. Inom mallkonfigurationsfönstret finns det en nedrullningsbar pil som visas när du håller muspekaren över ett länkat postfält. Välj denLänka en befintlig post till det här fältet. Detta gör att du kan välja en länkad post (eller poster) som redan finns som standardvärde i postmallen du skapar.