Med hjälp av Export Wizard kan du exportera data från en Access-databas till ett filformat som kan läsas av Excel. Den här artikeln visar hur du förbereder och exporterar dina data till Excel, och ger dig även några felsökningstips för vanliga problem som kan uppstå.
I den här artikeln
-
Exportera data till Excel: grunderna
-
Förbered exportoperationen
-
Kör exportoperationen
-
Vad mer bör jag veta om export?
-
Felsök saknade och felaktiga värden
Exportera data till Excel: grunderna
När du exporterar data till Excel skapar Access en kopia av den valda data och lagrar sedan den kopierade data i en fil som kan öppnas i Excel. Om du kopierar data från Access till Excel ofta kan du spara informationen om en exportoperation för framtida användning och till och med schemalägga exportoperationen så att den körs automatiskt med bestämda intervall.
Vanliga scenarier för att exportera data till Excel
-
Din avdelning eller arbetsgrupp använder både Access och Excel för att arbeta med data. Du lagrar data i Access-databaser, men du använder Excel för att analysera data och för att distribuera resultaten av din analys. Ditt team exporterar för närvarande data till Excel när och när de måste, men du vill göra denna process mer effektiv.
-
Du är en långvarig användare av Access, men din chef föredrar att arbeta med data i Excel. Med jämna mellanrum gör du arbetet med att kopiera data till Excel, men du vill automatisera denna process för att spara tid.
Om export av data till Excel
-
Access inkluderar inte ett "Spara som"-kommando för Excel-formatet. För att kopiera data till Excel måste du använda exportfunktionen som beskrivs i den här artikeln, eller så kan du kopiera Access-data till urklipp och sedan klistra in den i ett Excel-kalkylblad.
-
Du kan exportera en tabell, fråga, formulär eller rapport. Du kan också exportera valda poster i en vy med flera poster, till exempel ett datablad.
-
Microsoft Excel innehåller ett kommando för att importera data från en Access-databas. Du kan använda det kommandot istället för exportkommandot i Access; Men importkommandot i Excel låter dig bara importera tabeller eller frågor. Mer information finns i hjälpartikeln för ExcelAnslut till (importera) extern data.
-
Du kan inte exportera makron eller moduler till Excel. När du exporterar ett formulär, en rapport eller ett datablad som innehåller underformulär, underrapporter eller underdatablad, exporteras endast huvudformuläret, rapporten eller databladet. Du måste upprepa exportoperationen för varje underformulär, underrapport och underdatablad som du vill exportera till Excel.
-
Du kan bara exportera ett databasobjekt i en enda exportoperation. Du kan dock slå samman flera kalkylblad i Excel efter att du har slutfört de enskilda exportåtgärderna.
Överst på sid
Förbered exportoperationen
Innan du utför en exportprocedur är det en bra idé att granska den data som du vill exportera för att säkerställa att den inte innehåller några felindikatorer eller felvärden. Om det finns några fel, försök att lösa dem innan du exporterar data till Excel. Annars kan problem uppstå under exporten och null-värden kan infogas i celler i Excel-kalkylbladet. För mer information om problem som kan uppstå vid export till Excel, se avsnittetFelsök saknade och felaktiga värden.
Om källobjektet är en tabell eller en fråga, bestäm om du vill exportera data med eller utan dess formatering. Det här beslutet påverkar två aspekter av den resulterande arbetsboken – mängden data som exporteras och visningsformatet för data. Följande tabell beskriver resultatet av att exportera formaterade och oformaterade data.
| Exportera | Källobjekt | Fält och poster | Formatering |
| Utan formatering | Tabell eller fråga Notera:Formulär och rapporter kan inte exporteras utan deras formatering. | Alla fält och poster i det underliggande objektet exporteras. | Formategenskapsinställningarna ignoreras under operationen. För uppslagsfält exporteras endast uppslags-ID-värdena. För hyperlänkfält exporteras innehållet som en textkolumn som visar länkarna i formatet displaytext#address#. |
| Med formatering | Tabell, fråga, formulär eller rapport | Endast fält och poster som visas i den aktuella vyn eller objektet exporteras. Filtrerade poster, dolda kolumner i ett datablad och fält som inte visas i ett formulär eller en rapport exporteras inte. | Guiden respekterar formategenskapsinställningarna. För uppslagsfält exporteras uppslagsvärdena. För hyperlänkfält exporteras värdena som hyperlänkar. För RTF-fält exporteras texten men inte formateringen. |
-
Välj målarbetsbok och filformat. Observera att rapporter endast kan exporteras i det äldre *.xls-filformatet, inte i det nyare *.xlsx-filformatet.
Under exportoperationen uppmanar Access dig att ange namnet på målarbetsboken. Följande tabell sammanfattar när en arbetsbok skapas (om den inte redan finns) och när den skrivs över (om den redan finns).
| Om målarbetsboken | Och källobjektet är | Och du vill exportera | Sedan |
| Existerar inte | En tabell, fråga, formulär eller rapport | Data, med eller utan formatering | Arbetsboken skapas under exportoperationen. |
| Existerar redan | En tabell eller fråga | Datan, men inte formateringen | Arbetsboken skrivs inte över. Ett nytt kalkylblad läggs till i arbetsboken och får namnet på objektet från vilket data exporteras. Om ett kalkylblad med det namnet redan finns i arbetsboken, uppmanar Access dig att antingen ersätta innehållet i motsvarande kalkylblad eller ange ett annat namn för det nya bladet. |
| Existerar redan | En tabell, fråga, formulär eller rapport | Data, inklusive formatering | Arbetsboken skrivs över av exporterade data. Alla befintliga kalkylblad tas bort och ett nytt kalkylblad med samma namn som det exporterade objektet skapas. Data i Excel-kalkylbladet ärver formatinställningarna för källobjektet. |
Data läggs alltid till i ett nytt kalkylblad. Du kan inte lägga till data till något befintligt kalkylblad eller namngivet intervall.
Förstasidan
Kör exportoperationen
-
Om målarbetsboken i Excel är öppen stänger du den innan du fortsätter.
-
I navigeringsfönstret i källdatabasen väljer du objektet som du vill exportera.
Exportera endast en del av datan
Om objektet är en tabell, fråga eller ett formulär och du bara vill exportera en del av data, öppnar du objektet i databladsvyn och väljer de poster du vill ha.
Så här öppnar du ett formulär i databladsvy:
-
Dubbelklicka på formuläret för att öppna det.
-
Högerklicka på formuläret och klicka sedanDatabladsvy. Om det här alternativet inte är tillgängligt:
-
KlickDesignvy.
-
Tryck på F4 för att visa egenskapsbladets uppgiftspanel.
-
VäljFormfrån rullgardinsmenyn högst upp på egenskapsbladet.
-
På fliken Format i egenskapsbladet ställer du inTillåt databladsvyegendom tillJa.
-
PåDesignfliken, iVisningargrupp, klickaDatabladsvy.
Notera:Du kan inte exportera en del av en rapport. Du kan dock välja eller öppna tabellen eller frågan som rapporten är baserad på och sedan exportera en del av data i det objektet.
-
-
-
PåExterna datafliken, iExporteragrupp, klickaExcel.
-
I denExportera - Excel-kalkylbladi dialogrutan granskar du det föreslagna filnamnet för Excel-arbetsboken (Access använder namnet på källobjektet). Om du vill kan du ändra filnamnet.
-
I denFilformatrutan väljer du det filformat du vill ha.
-
Om du exporterar en tabell eller en fråga och vill exportera formaterad data väljer duExportera data med formatering och layout. För mer information, se avsnittetFörbered exportoperationen.
Notera:Om du exporterar ett formulär eller en rapport är det här alternativet alltid valt men inte tillgängligt (det visas nedtonat).
-
För att visa målarbetsboken för Excel efter att exporten är klar, väljÖppna målfilen efter att exporten är klarkryssruta.
Om källobjektet är öppet, och om du valde en eller flera poster i vyn innan du startade exportåtgärden, kan du väljaExportera endast de valda posterna. Om du vill exportera alla poster som visas i vyn lämnar du kryssrutan avmarkerad.
Notera:Den här kryssrutan förblir otillgänglig (nedtonad) om inga poster är markerade.
-
KlickOK.
Om exporten misslyckas på grund av ett fel, visar Access ett meddelande som beskriver orsaken till felet. Annars exporterar Access data och, beroende på ditt val i steg 7, öppnar målarbetsboken i Excel. Access visar sedan en dialogruta där du kan skapa en specifikation som använder detaljerna från exportoperationen.
Förstasidan
Vad mer bör jag veta om export?
-
För information om hur du sparar informationen om din export till en specifikation som du kan återanvända senare, se artikelnSpara informationen om en import- eller exportoperation som en specifikation.
-
För information om hur du kör sparade exportspecifikationer, se artikelnKör en sparad import- eller exportoperation.
-
För information om hur du schemalägger specifikationer att köras vid specifika tidpunkter, se artikelnSchemalägg en import- eller exportoperation.
-
För information om hur du ändrar ett specifikationsnamn, tar bort specifikationer eller uppdaterar namnen på källfiler i specifikationerna, se artikelnHantera datauppgifter.
Förstasidan
Felsök saknade och felaktiga värden
Följande tabell beskriver olika sätt att felsöka vanliga fel.
Dricks:Om du upptäcker att bara några värden saknas, åtgärda dem i Excel-arbetsboken. I annat fall fixar du källobjektet i Access-databasen och upprepar sedan exportåtgärden.
| Problem | Beskrivning och upplösning |
| Beräknade fält | Resultaten av beräknade fält exporteras; de underliggande uttrycken som utför beräkningarna är det inte. |
| Flervärdesfält | Fält som stöder flera värden exporteras som en lista med värden separerade med semikolon (;). |
| Bilder, föremål och bilagor | Grafiska element (som logotyper, innehåll i OLE-objektfält och bilagor som är en del av källdata) exporteras inte. Lägg till dem i kalkylbladet manuellt när du har slutfört exportoperationen. |
| Graf | När du exporterar ett formulär eller en rapport som innehåller ett Microsoft Graph-objekt, exporteras inte grafobjektet. |
| Data i fel kolumn | Nullvärden i det resulterande kalkylbladet ersätts ibland av data som ska finnas i nästa kolumn. |
| Saknade datumvärden | Datumvärden tidigare än 1 januari 1900 exporteras inte. Motsvarande celler i kalkylbladet kommer att innehålla ett nollvärde. |
| Saknade uttryck | Uttryck som används för att beräkna värden exporteras inte till Excel. Endast resultaten av beräkningarna exporteras. Lägg till formeln manuellt i Excel-kalkylbladet när du har slutfört exporten. |
| Saknade underformulär, underrapporter och underdatablad | När du exporterar ett formulär, rapport eller datablad exporteras endast huvudformuläret, rapporten eller databladet. Du måste upprepa exportoperationen för varje underformulär, underrapport och underdatablad som du vill exportera. |
| Saknade eller felaktigt formaterade kolumner | Om ingen av kolumnerna ser ut att vara formaterad i det resulterande kalkylbladet, upprepa exportoperationen, var noga med att väljaExportera data med formatering och layoutkryssrutan i guiden. Omvänt, om bara vissa kolumner verkar vara formaterade på ett annat sätt än versionerna i källobjektet, använd den formatering du vill ha manuellt i Excel. Formatera en kolumn i Excel
|
| "#" värde i en kolumn | Du kanske ser värdet#i en kolumn som motsvarar ett Ja/Nej-fält i ett formulär. Detta kan vara resultatet av att exporten startas från navigeringsfönstret eller i formulärvyn. För att lösa problemet öppnar du formuläret i databladsvyn innan du exporterar data. |
| Felindikatorer eller felvärden | Kontrollera cellerna för felindikatorer (gröna trianglar i hörnen) eller felvärden (strängar som börjar med#tecken istället för lämplig data). |
Förstasidan
FAQs
Can you export Microsoft Forms responses to Excel? ›
In Microsoft Forms on the Responses tab, select Open in Excel. Your form responses will open in an Excel workbook. From Excel, you can export or save your form responses as a PDF file. Learn more about how to save or convert your Excel file to PDF.
How do I export data from database to Excel? ›- Right-click on the database name and select Tasks - Export Data. An Import and Export Wizard will open;
- Configure the Data source first. ...
- Finally, press Test Connection and OK once finished.
- Navigate to the SharePoint site that contains the list.
- On the Quick Launch, select the name of the SharePoint list, or select Settings. ...
- Select List, and then select Export to Excel. ...
- If you are prompted to confirm the operation, select OK.
- In the File Download dialog box, select Open.
- Open a blank workbook in Excel.
- Go to the Data tab > From Text/CSV > find the file and select Import. ...
- Once loaded, Use the Field List to arrange fields in a PivotTable. ...
- You can also Sort data in a PivotTable or Filter data in a PivotTable.
If you created a form with Forms on the Web, every time you click Open in Excel (in the Responses tab), an offline, standalone workbook will be downloaded to Excel desktop. You can save this workbook to any location.
How do I sync Microsoft form responses to Excel? ›- In Microsoft Forms, go to Responses at the top-right.
- Click Open in Excel on the right side of the screen to download the current responses to your computer.
- You have to repeat this process each time you want to get a response update.
On the External Data tab, in the Export group, click Excel. In the Export - Excel Spreadsheet dialog box, review the suggested file name for the Excel workbook (Access uses the name of the source object). If you want, you can modify the file name. In the File Format box, select the file format that you want.
How do I export all data from a database? ›- Contents.
- Right-click the database and navigate to Tasks > Export Data:
- In the SQL Server Import and Export Wizard window, click Next:
- Customize the data in the Choose a Data Source window:
- Then click Next.
- Customize the data in the Choose a Destination window:
- Click Next.
Microsoft Access includes an export wizard that can be used to export tables, queries, forms or reports easily to Excel. It's common to have many users in an organization using Excel so data in Excel format can work well, particularly if there are limited number of Microsoft Access users.
Can Excel pull data from SharePoint? ›Go to the SharePoint site and click on the SharePoint list you just created to open. Go to Export > Export to Excel. This will export your list as a “query. iqy” file.
Can SharePoint list pull data from Excel? ›
Open your excel sheet and select the data to be copied. Then click on the Format as a Table option. 2. While still selecting the data table, choose an Export option from the ribbon and select the 'Export Excel table to SharePoint List' option.
Can you export SharePoint permissions to Excel? ›Here is the shortcut to export SharePoint users and groups permission to Excel: Open your SharePoint site in Internet Explorer. Navigate to either site permissions or any User group. Right-click on the users list page, choose the “Export to Excel” item.
Can a CSV file be too big for Excel? ›So, how do you open large CSV files in Excel? Essentially, there are two options: Split the CSV file into multiple smaller files that do fit within the 1,048,576 row limit or, find an Excel add-in that supports CSV files with a higher number of rows.
How many GB is 1 million rows of data? ›Total Data Length for 1 million rows
If 46500 pages consist of 8527959 rows, 1 page consists an average of 183 rows. So, 1 million rows of data need 87.4MB.
Excel spreadsheet can handle 1,048,576 rows and 16,384 columns at a time. If you are dealing with large datasets, it's inherent that you will have limitations using Excel Power Query.
Can you download responses from Microsoft Forms? ›Download Microsoft Forms Responses
If you'd like to download the responses and analyze them in Microsoft Excel, click Open in Excel at the top of the Responses tab. You'll then receive a neatly arranged spreadsheet with all of the response data in a table.
- Select the Developer tab in the top menu.
- Under Control, select Insert and choose the form element you need.
- Place the element on the spreadsheet.
- Right-click the element and select Format Controls to change its settings.
- Most Excel form elements read information from spreadsheet cells.
Select the Responses tab. > Create a summary link. Select Copy.
Can Microsoft Forms responses be saved as a PDF? ›Automate the generation of documents in your company. Create a DOCX or PDF file from a template when a Microsoft Form is submitted. Files will be saved in OneDrive.